Son diversos los interrogantes que podemos encontrar cuando nuestra compañía se plantea abordar de una manera más eficiente la gestión y el control de gastos en telecomunicaciones y son muchas las maneras de aplicar las claves para conseguir nuestro objetivo.
Cada empresa presenta su propia personalidad y comportamiento, por tanto, las medidas que se adoptan y la oferta de servicios o soluciones de software existentes han de estar directamente relacionados con las necesidades reales de la compañía y con su estructura.

¿Cuál es el tamaño de nuestra empresa? ¿Cuáles son los costes totales en telecomunicaciones?
Naturalmente tenemos que evaluar si el volumen de facturación representa un coste lo suficientemente grande como para obtener el beneficio que nos permita recuperar la inversión que vamos a realizar (ROI)

¿Cómo están distribuidas las telecomunicaciones en la compañía? ¿se dispone de un departamento centralizado para realizar la gestión? ¿Existen políticas de consumo y de asignación/desasignación de líneas?
Estudiar el punto de partida es fundamental, las condiciones iniciales son determinantes para decidir la inversión a realizar y los pasos que debemos seguir.

¿Cuál es el volumen de líneas/tráfico/equipos que necesitamos gestionar y cual es el crecimiento esperado anual?
Es muy importante que nuestra decisión tenga en cuenta la escalabilidad, es decir, si por ejemplo optamos por adquirir una solución de software deberemos asegurarnos de que tiene capacidad para cubrir sin problemas la infraestructura presente y futura.

¿Se está controlando actualmente el gasto generado por todos los centros de coste (internos y externos)? ¿Se están imputando estos costes correctamente?
Si en la compañía existe un número elevado de centros de coste (distribuidos geográficamente o no), por ejemplo una gran red de delegaciones u oficinas, será más difícil controlar sus costes con el detalle suficiente y por tanto, poder imputarlos correctamente.

¿Estamos controlando con detalle y de una forma humanamente posible los costes asociados al parque móvil? ¿tenemos control sobre todos los móviles de la compañía?
Aspectos como la movilidad o el abaratamiento de la telefonía fija (tarifas planas, telefonía IP, etc.) hacen que actualmente, y más en un futuro próximo, sea el parque móvil el que genera el mayor coste y el que requiere un mayor control.

¿Dispongo de los recursos técnicos y humanos especializados para realizar este tipo de gestión?
Es cierto que en casi todas las empresas con cierto volumen de tráfico existen personas/departamentos, por lo general no especializados, que llevan algún tipo de control de estos costes. Pero la pregunta es si se está realizando esta tarea de forma óptima y si estos mismos recursos se podrían estar empleando de forma mucho más productiva.

¿Están integrados todos los procesos de negocio? ¿Existe una total integraciónn con el sistema de contabilidad?
Por supuesto que es necesario implicar a todos los departamentos relacionados y tenerlos en cuenta a la hora de adoptar una estrategia de gestión y ahorro de costes. Normalmente responsables de telecomunicaciones y financiero/contabilidad.

¿Quiénes son nuestros proveedores de telecomunicaciones? ¿Estamos aprovechando las mejores tarifas y los mejores descuentos posibles?
Las ofertas de servicios son muy amplias, las posibilidades de ahorro son diversas, será complicado identificar cual es la más adecuada para los intereses de la compañía y en cualquier caso, siempre será difícil saber si hemos negociado la mejor de ellas. Sin información, no hay decisión.

¿Estamos absolutamente seguros de que la facturación que realizan los operadores se está aplicando correctamente? ¿qué coste pueden representar los errores e irregularidades?
Aunque hubiéramos negociado buenos acuerdos y tengamos cierto control sobre nuestra infraestructura tecnológica, las operadoras no disponen de nuestro inventario totalmente actualizado, no reparan en el uso que hacemos de determinadas líneas, sus procesos de facturación son complejos, pueden presentar errores e irregularidades por aplicación incorrecta de tarifas, de bonos, descuentos, etc., facturación de líneas en baja, líneas sin tráfico, etc.

¿La respuesta es NO?

¿Cómo saber cual es el proveedor correcto?
La oferta puede consistir en servicios de consultoría/auditoría e incluso en productos de software que soportan esta gestión, lo más importante es que un solo proveedor pueda proporcionarnos la solución a nuestro problema de forma completa, independientemente de cual sea nuestro punto de partida.

¿Qué tipo de servicio/producto es el más adecuado? ¿cuál se adapta mejor a la “cultura” y a la filosofía de la empresa?
Es conveniente realizar un estudio inicial y determinar cual es la mejor opción. Podemos optar por una solución in-house (integración de una herramienta TEM, formación progresiva de mis propios recursos, etc.) u optar por un modelo de Outsourcing (Consultoría/auditoría externa, herramienta TEM como ASP).

Si decidimos invertir en TEM (Telecom Expense Management) ¿Es posible obtener resultados en un plazo corto de tiempo, de forma simple y no costosa?
Desde luego que sí, es cuestión de dar los pasos correctos, elegir correctamente a nuestro proveedor y definir claramente nuestros objetivos. Una solución TEM persigue continuamente la obtención del ahorro y nos garantiza el retorno de la inversión realizada.